Términos de uso

Estos Términos de uso regulan el acceso y uso de Polibius BI, la plataforma de inteligencia de negocios, ETL visual, Machine Learning e inteligencia artificial disponible en polibius.com (el «Servicio»). Léelos con calma: al crear una cuenta o usar el Servicio, los aceptas.

1. Quiénes somos

Polibius BI es operado por NEUBINARIOS S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.655.516-8, con domicilio principal en Av. Alberto Lleras Camargo No. 75-10, Bogotá D.C., Colombia («Polibius», «nosotros»). Puedes escribirnos a [email protected].

2. Aceptación y capacidad

Para usar el Servicio debes ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar. Si te registras en nombre de una empresa u organización, declaras que tienes autoridad para obligarla a estos Términos; en ese caso, «tú» y «el Cliente» se refieren a esa organización y a las personas que usan su cuenta.

Estos Términos se complementan con nuestra Política de privacidad, que explica qué datos tratamos y cómo. Si firmaste un contrato o una orden de servicio con nosotros (por ejemplo, en el plan Business), ese documento prevalece en lo que regule de forma distinta.

3. El Servicio

Polibius BI permite conectar bases de datos, archivos y otras fuentes; consultarlas con SQL o en lenguaje natural; construir pipelines de datos (ETL) que se ejecutan a demanda, por horario o por captura de cambios (CDC); entrenar modelos de Machine Learning; extraer datos de sitios web públicos; y trabajar con un agente de IA que sugiere y ejecuta acciones dentro de la plataforma.

Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones con el tiempo. Si retiramos una función esencial de un plan pagado durante el periodo que ya pagaste, te avisaremos con antelación razonable.

4. Tus datos y la arquitectura zero-storage

Tus datos son tuyos. No adquirimos ningún derecho sobre la información de tus bases de datos, archivos ni resultados, salvo el permiso limitado que nos das para procesarla con el único fin de prestarte el Servicio.

Polibius BI funciona con una arquitectura zero-storage: consultamos tus fuentes en vivo, procesamos los datos en memoria y entregamos el resultado en el destino que elijas, sin crear copias de tus bases de datos. Algunos elementos sí se conservan de forma temporal o limitada para que la plataforma funcione (por ejemplo, los archivos que subes, con un plazo máximo de 31 días). La lista completa, con sus plazos, está en la sección «Arquitectura zero-storage» de la Política de privacidad.

Eres responsable de tener los derechos y autorizaciones necesarios sobre los datos que conectas o subes. Si contienen datos personales de terceros (por ejemplo, de tus clientes o empleados), tú actúas como responsable de ese tratamiento y nosotros como encargado, siguiendo tus instrucciones.

5. Tu cuenta y su seguridad

• Proporciona información veraz al registrarte y mantenla actualizada.
• Guarda tu contraseña en secreto. Eres responsable de la actividad que ocurra con tu cuenta; avísanos de inmediato si sospechas un acceso no autorizado.
• Recomendamos conectar tus bases de datos con usuarios de solo lectura y con los permisos mínimos necesarios. Cuando configures un destino que escribe en tus sistemas (una tabla, un archivo, un correo), Polibius ejecutará exactamente lo que el pipeline indique: revisa su configuración antes de activarlo.

6. Planes, prueba gratis y pagos

Prueba gratis (Free)

Al registrarte obtienes 15 días con todas las funciones desbloqueadas, sin tarjeta de crédito. Al terminar la prueba, la cuenta pasa a solo lectura: puedes entrar, ver y guardar tu trabajo, pero no ejecutar consultas, pipelines, modelos ni el agente de IA hasta contratar un plan. Los pipelines programados y el CDC se pausan mientras tanto.

Plan Growth

El precio publicado está en dólares estadounidenses (USD) por mes. El cobro se realiza en pesos colombianos (COP) a través de nuestra pasarela de pagos, Wompi, por el valor equivalente que se te muestra antes de pagar. Cada pago aprobado activa o extiende tu plan por 30 días. Si pagas durante la prueba gratis, no pierdes los días que te quedaban: el periodo pagado empieza cuando la prueba termina.

Sin renovación automática. Hoy no guardamos tu medio de pago ni hacemos cobros recurrentes: cada periodo se paga desde la aplicación. Te avisaremos antes del vencimiento. Si el pago no llega, tienes 5 días de gracia; después, la cuenta pasa a solo lectura hasta que pagues. Si algún día ofrecemos la renovación automática, solo se activará con tu autorización expresa.

Plan Business

Se cotiza a medida según tus necesidades y se rige por la propuesta o el contrato que acordemos.

Cancelación y reembolsos

Puedes dejar de usar el Servicio cuando quieras: basta con no renovar. Los periodos ya pagados no se reembolsan de forma proporcional, salvo que la ley aplicable lo exija o que el Servicio no haya estado disponible por causas atribuibles a nosotros. Nada en estos Términos limita los derechos que te otorguen las normas de protección al consumidor que te resulten aplicables.

Los precios pueden cambiar; cualquier cambio se te informará con al menos 30 días de antelación y no afectará al periodo que ya pagaste. Los impuestos aplicables se indican al momento del pago.

7. Uso aceptable

No puedes usar el Servicio para:

• Procesar datos que no tengas derecho a usar, o tratar datos personales sin la autorización o la base legal que exija la ley.
• Extraer datos de sitios web en contra de sus condiciones, de su archivo robots.txt o de la ley, ni recopilar datos personales de forma masiva sin base legal.
• Intentar acceder a cuentas, datos o sistemas de otros clientes, de Polibius o de terceros; eludir el entorno aislado donde se ejecuta el código Python, los límites de uso o las medidas de seguridad.
• Subir o ejecutar código malicioso, realizar ataques, pruebas de penetración no autorizadas o cargas que degraden el Servicio para otros usuarios.
• Revender, sublicenciar o dar acceso al Servicio a terceros ajenos a tu organización sin nuestro permiso por escrito.
• Copiar, descompilar o aplicar ingeniería inversa al software, salvo en la medida en que la ley lo permita expresamente.
• Cualquier actividad ilegal, fraudulenta o que infrinja derechos de terceros.

8. Funciones de inteligencia artificial y Machine Learning

Las consultas en lenguaje natural, el agente de IA, la generación de selectores para scraping y los modelos predictivos producen resultados automáticos que pueden ser inexactos o incompletos. Revisa el SQL, el código y los resultados antes de tomar decisiones o de escribirlos en tus sistemas. Los resultados no constituyen asesoría financiera, legal, médica ni de ningún otro tipo profesional.

Para prestar estas funciones, enviamos a proveedores de IA la información mínima necesaria (tu pregunta, la estructura de tus datos y, en algunos casos, unas pocas filas de muestra). Los detalles están en la Política de privacidad.

9. Servicios de terceros

El Servicio se conecta con sistemas que no controlamos: tus bases de datos y nubes, Wompi para los pagos, proveedores de IA y de correo, entre otros. Su disponibilidad y sus condiciones dependen de esos terceros. No somos responsables de fallos, cambios o cobros de servicios de terceros que tú contrates o conectes.

10. Propiedad intelectual

El software, la marca Polibius BI, el diseño y la documentación son de Polibius o de sus licenciantes. Te otorgamos un derecho limitado, no exclusivo e intransferible de usar el Servicio mientras tu cuenta esté vigente y cumplas estos Términos. Los pipelines, modelos y consultas que construyas con tus datos te pertenecen.

Si nos envías comentarios o sugerencias, podemos usarlos para mejorar el Servicio sin obligación de compensarte.

11. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el Servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o causas ajenas a nosotros. Salvo que se pacte un acuerdo de nivel de servicio (SLA) en el plan Business, el Servicio se presta sin garantía de disponibilidad específica. El soporte se brinda a través de [email protected].

12. Suspensión y terminación

Puedes cerrar tu cuenta en cualquier momento escribiéndonos a [email protected]. Podemos suspender o cerrar una cuenta si incumple estos Términos de forma grave o reiterada, si existe un riesgo para la seguridad de otros clientes o del Servicio, o si la ley nos lo exige. Cuando sea razonable, te avisaremos antes y te daremos la oportunidad de corregir el problema.

Al cerrar la cuenta eliminamos la información asociada en los plazos indicados en la Política de privacidad, salvo la que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, los registros de pagos).

13. Garantías y limitación de responsabilidad

En la medida en que lo permita la ley, el Servicio se ofrece «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías implícitas de comerciabilidad o idoneidad para un fin particular.

Polibius no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o de oportunidades de negocio derivados del uso del Servicio. Nuestra responsabilidad total frente a ti por cualquier reclamación relacionada con el Servicio se limita al monto que nos hayas pagado en los 12 meses anteriores al hecho que la origina. Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni cuando la ley aplicable no permita limitar la responsabilidad.

Como no guardamos copias de tus bases de datos, eres responsable de mantener tus propias copias de seguridad.

14. Indemnidad

Te comprometes a mantener indemne a Polibius frente a reclamaciones de terceros derivadas de los datos que tú conectes, subas o extraigas, o del uso del Servicio en incumplimiento de estos Términos o de la ley.

15. Ley aplicable y controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de acudir a cualquier otra vía, intentaremos resolver de buena fe cualquier diferencia escribiéndonos a [email protected]. Si no hay acuerdo en 30 días, la controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia, sin perjuicio de los derechos que te reconozcan las normas imperativas de tu país de residencia como consumidor.

16. Cambios a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos. Si el cambio es importante, te avisaremos por correo electrónico o dentro de la aplicación con al menos 15 días de antelación. Si sigues usando el Servicio después de esa fecha, se entiende que aceptas la nueva versión; si no estás de acuerdo, puedes cerrar tu cuenta.

Esta Política explica qué información tratamos cuando visitas polibius.com o usas Polibius BI, para qué la usamos, con quién la compartimos y qué derechos tienes. Constituye nuestra política de tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus decretos reglamentarios, y tiene en cuenta normas internacionales como el RGPD europeo.

1. Responsable del tratamiento

NEUBINARIOS S.A.S., sociedad que opera Polibius BI, NIT 901.655.516-8, con domicilio principal en Av. Alberto Lleras Camargo No. 75-10, Bogotá D.C., Colombia. Correo de contacto para asuntos de privacidad: [email protected].

Somos responsables de los datos de tu cuenta, de facturación y de navegación en nuestro sitio. Respecto a los datos que procesas dentro de la plataforma (los de tus bases de datos, archivos y fuentes), tu organización es la responsable y Polibius actúa como encargado: solo los tratamos para prestarte el Servicio y según tus instrucciones.

2. Qué información tratamos

a) Datos de tu cuenta

Nombre, correo electrónico, nombre de tu empresa, contraseña (guardada solo como hash bcrypt, nunca en texto plano), fecha del último acceso, plan y preferencias como el idioma o el tema de la interfaz.

b) Datos de pago

Los pagos los procesa Wompi. Nunca vemos ni guardamos los datos de tu tarjeta o cuenta bancaria. Solo conservamos la referencia del pago, el monto, la moneda, el estado de la transacción y el periodo que cubre.

c) Credenciales de conexión

Para conectarnos a tus fuentes guardamos servidor, puerto, base de datos y usuario. Las contraseñas de bases de datos y la clave de servicio de Supabase se guardan cifradas y solo se descifran en el momento de conectarse. Los demás tokens de acceso a servicios en la nube (por ejemplo, claves de AWS, Azure, Google Cloud o Databricks) se guardan en nuestra base de datos interna, de acceso restringido. Ninguna credencial se devuelve nunca al navegador.

d) Datos de negocio que procesas

Las filas y registros de tus bases de datos, archivos y fuentes. Se rigen por la arquitectura zero-storage descrita en la sección 3.

e) Datos de uso y actividad

Registramos metadatos de las operaciones (quién, qué tipo de operación, cuándo, cuánto tardó, cuántas filas procesó y si terminó bien) para el panel de Actividad, la seguridad y el soporte. Este registro no contiene las filas de tus tablas.

f) Datos de navegación en polibius.com

En el sitio público usamos Google Analytics para entender cómo se usa la web. En la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza solo se activa si das tu consentimiento en el aviso de cookies. No usamos cookies publicitarias ni hacemos remarketing.

3. Arquitectura zero-storage: qué guardamos y por cuánto tiempo

El principio es simple: tus datos se quedan en tus sistemas. Cuando ejecutas una consulta, un pipeline, un análisis de ML o una captura de cambios (CDC), Polibius lee los datos desde tu fuente, los procesa en memoria y entrega el resultado en el destino que configuraste. Al terminar, esos datos se descartan.

Para que la plataforma funcione, conservamos lo siguiente:

Las copias de seguridad automáticas de nuestra base de datos interna se renuevan periódicamente, por lo que la información eliminada puede permanecer en ellas por un tiempo limitado antes de sobrescribirse.

4. Para qué usamos la información

• Prestar el Servicio: crear y gestionar tu cuenta, conectarnos a tus fuentes, ejecutar lo que pides y mostrarte los resultados (ejecución del contrato).
• Cobrar y facturar los planes de pago (ejecución del contrato y obligaciones legales).
• Seguridad: prevenir fraudes y accesos no autorizados, aislar los datos de cada empresa y auditar la actividad (interés legítimo).
• Comunicaciones del Servicio: correos de recuperación de contraseña, avisos de vencimiento, notificaciones de pipelines que tú configures y cambios importantes en estos documentos.
• Mejorar el sitio y el producto con estadísticas agregadas de uso (interés legítimo o consentimiento, según el país).
• Cumplir la ley y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni alquilamos tu información, no la usamos para publicidad y no entrenamos modelos de IA propios con tus datos.

5. Inteligencia artificial

Las consultas en lenguaje natural, el agente de IA, el análisis automático en los correos de pipelines y la generación de selectores para scraping usan modelos de IA de terceros. Para responderte, les enviamos solo lo necesario:

• Tu pregunta o instrucción.
• La estructura de tus datos: nombres de tablas y columnas, tipos y estadísticas resumidas.
• En algunos casos, unas pocas filas reales: una muestra de 2 o 3 filas para que la IA escriba consultas correctas, las primeras filas de un resultado (hasta 8) para que el agente te lo explique, o los valores de una columna de categorías.
• En el scraping, el contenido HTML de la página pública que quieres extraer.

Hoy trabajamos con Google (Gemini), Groq, OpenRouter y Anthropic (Claude), y usamos uno u otro según disponibilidad. Cada proveedor trata esta información según sus propias condiciones. No enviamos tus bases de datos completas ni tus credenciales a ningún proveedor de IA.

6. Con quién compartimos información

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el Servicio, y en la medida necesaria:

Si configuras un pipeline que envía datos por correo o los escribe en otro sistema, esa información llega a los destinatarios y sistemas que tú elegiste. También podemos revelar información cuando lo exija la ley o una autoridad competente, o en caso de fusión o venta del negocio, manteniendo las protecciones de esta Política.

7. Transferencias internacionales

Polibius opera desde Colombia y algunos de nuestros proveedores tienen servidores en otros países, como Estados Unidos o la Unión Europea. Al usar el Servicio, tu información puede transferirse a esos países. Elegimos proveedores con garantías de seguridad y protección de datos adecuadas, conforme a la Ley 1581 de 2012 y, cuando aplique, al RGPD.

8. Cómo protegemos la información

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el sitio y la aplicación.
• Contraseñas de bases de datos cifradas con una clave separada de las demás claves del sistema; contraseñas de acceso con hash bcrypt; ninguna credencial se devuelve al navegador.
• Sesión en una cookie protegida (httpOnly, SameSite) que el código de la página no puede leer.
• Aislamiento por empresa: cada consulta filtra por tu organización, y nadie de otra empresa puede ver tus recursos.
• El código Python que escribes se ejecuta en un proceso aislado, sin acceso a las claves del servidor, al disco ni a la red.
• Bloqueo de conexiones hacia direcciones internas del servidor y registro de actividad auditable.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte a tus datos, te lo notificaremos sin demora indebida y lo informaremos a las autoridades cuando la ley lo exija.

9. Cookies y almacenamiento local

• Cookie de sesión (necesaria): mantiene tu sesión iniciada durante hasta 24 horas.
• Almacenamiento local del navegador (necesario): recuerda tu idioma, tu tema y tu elección en el aviso de cookies.
• Google Analytics (analítica, solo en el sitio público): mide visitas de forma agregada. Puedes rechazarlo en el aviso de cookies o borrar las cookies desde tu navegador.

10. Conservación y eliminación de la cuenta

Conservamos cada tipo de información durante los plazos de la sección 3. Si cierras tu cuenta, eliminaremos tus datos y los de tu organización en un plazo máximo de 30 días, salvo lo que debamos conservar por obligación legal (como los registros de pagos) o para defendernos ante una reclamación.

11. Tus derechos

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste y ser informado sobre el uso que les damos.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos y, cuando aplique, recibirlos en un formato portable u oponerte a ciertos tratamientos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Para ejercerlos, escríbenos a [email protected] desde el correo de tu cuenta, indicando tu solicitud. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, como establece la Ley 1581 de 2012. Si tu solicitud se refiere a datos personales que tu organización procesa dentro de la plataforma, la trasladaremos a esa organización, que es la responsable.

12. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y profesionales. No está destinado a menores de 18 años y no recopilamos a sabiendas sus datos. Si crees que un menor nos dio información personal, escríbenos para eliminarla.

13. Cambios a esta Política

Si cambiamos esta Política de forma importante, te avisaremos por correo electrónico o dentro de la aplicación antes de que el cambio entre en vigor. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.

These Terms of Use govern access to and use of Polibius BI, the business intelligence, visual ETL, Machine Learning and artificial intelligence platform available at polibius.com (the "Service"). Please read them carefully: by creating an account or using the Service, you accept them.

1. Who we are

Polibius BI is operated by NEUBINARIOS S.A.S., a Colombian company with tax ID (NIT) 901.655.516-8, whose principal place of business is Av. Alberto Lleras Camargo No. 75-10, Bogotá D.C., Colombia ("Polibius", "we", "us"). You can reach us at [email protected].

2. Acceptance and eligibility

You must be of legal age and have the legal capacity to enter into contracts to use the Service. If you sign up on behalf of a company or organization, you represent that you are authorized to bind it to these Terms; in that case, "you" and "the Customer" refer to that organization and the people using its account.

These Terms are complemented by our Privacy Policy, which explains what data we process and how. If you signed a contract or order form with us (for example, on the Business plan), that document prevails where it says something different.

3. The Service

Polibius BI lets you connect databases, files and other sources; query them with SQL or natural language; build data pipelines (ETL) that run on demand, on a schedule or through change data capture (CDC); train Machine Learning models; extract data from public websites; and work with an AI agent that suggests and performs actions inside the platform.

We may improve, change or remove features over time. If we remove an essential feature of a paid plan during a period you have already paid for, we will give you reasonable advance notice.

4. Your data and the zero-storage architecture

Your data is yours. We acquire no rights over the information in your databases, files or results, other than the limited permission you give us to process it solely to provide the Service.

Polibius BI runs on a zero-storage architecture: we query your sources live, process the data in memory and deliver the result to the destination you choose, without making copies of your databases. Some items are kept temporarily or in limited form so the platform can work (for example, the files you upload, for at most 31 days). The full list, with retention periods, is in the "Zero-storage architecture" section of the Privacy Policy.

You are responsible for holding the rights and authorizations needed for the data you connect or upload. If it contains personal data of third parties (for example, your customers or employees), you act as the controller of that processing and we act as a processor, following your instructions.

5. Your account and its security

• Provide accurate information when signing up and keep it up to date.
• Keep your password secret. You are responsible for activity under your account; notify us immediately if you suspect unauthorized access.
• We recommend connecting your databases with read-only users and the minimum permissions required. When you set up a destination that writes to your systems (a table, a file, an email), Polibius will do exactly what the pipeline specifies: review its configuration before enabling it.

6. Plans, free trial and payments

Free trial (Free)

When you sign up you get 15 days with every feature unlocked, no credit card required. When the trial ends, the account becomes read-only: you can sign in, view and save your work, but you cannot run queries, pipelines, models or the AI agent until you subscribe to a plan. Scheduled pipelines and CDC are paused in the meantime.

Growth plan

The published price is in US dollars (USD) per month. Payment is charged in Colombian pesos (COP) through our payment gateway, Wompi, for the equivalent amount shown to you before you pay. Each approved payment activates or extends your plan for 30 days. If you pay during the free trial, you keep the trial days you had left: the paid period starts when the trial ends.

No automatic renewal. We currently do not store your payment method or charge you on a recurring basis: each period is paid from within the app. We will remind you before it expires. If payment is not received, you have a 5-day grace period; after that, the account becomes read-only until you pay. If we ever offer automatic renewal, it will only be enabled with your express authorization.

Business plan

Priced to fit your needs and governed by the proposal or contract we agree on.

Cancellation and refunds

You can stop using the Service at any time simply by not renewing. Periods already paid are not refunded on a pro-rata basis, unless applicable law requires it or the Service was unavailable for reasons attributable to us. Nothing in these Terms limits the rights granted to you by any consumer protection laws that apply to you.

Prices may change; we will notify you of any change at least 30 days in advance, and it will not affect a period you have already paid for. Applicable taxes are shown at checkout.

7. Acceptable use

You may not use the Service to:

• Process data you are not entitled to use, or process personal data without the authorization or legal basis required by law.
• Extract data from websites in breach of their terms, their robots.txt file or the law, or collect personal data in bulk without a legal basis.
• Attempt to access accounts, data or systems belonging to other customers, to Polibius or to third parties; or bypass the isolated environment in which Python code runs, usage limits or security measures.
• Upload or run malicious code, carry out attacks, unauthorized penetration tests or loads that degrade the Service for other users.
• Resell, sublicense or give third parties outside your organization access to the Service without our written permission.
• Copy, decompile or reverse engineer the software, except to the extent expressly permitted by law.
• Engage in any illegal or fraudulent activity, or infringe third-party rights.

8. Artificial intelligence and Machine Learning features

Natural-language queries, the AI agent, scraping selector generation and predictive models produce automated results that may be inaccurate or incomplete. Review the SQL, code and results before making decisions or writing them to your systems. Results do not constitute financial, legal, medical or any other professional advice.

To provide these features, we send AI providers the minimum information needed (your question, the structure of your data and, in some cases, a few sample rows). Details are in the Privacy Policy.

9. Third-party services

The Service connects with systems we do not control: your databases and clouds, Wompi for payments, AI and email providers, among others. Their availability and terms depend on those third parties. We are not responsible for failures, changes or charges of third-party services that you contract or connect.

10. Intellectual property

The software, the Polibius BI brand, the design and the documentation belong to Polibius or its licensors. We grant you a limited, non-exclusive, non-transferable right to use the Service while your account is active and you comply with these Terms. The pipelines, models and queries you build with your data belong to you.

If you send us feedback or suggestions, we may use them to improve the Service without any obligation to compensate you.

11. Availability and support

We work to keep the Service continuously available, but there may be interruptions for maintenance, updates or causes beyond our control. Unless a service level agreement (SLA) is agreed on the Business plan, the Service is provided without any specific availability guarantee. Support is provided through [email protected].

12. Suspension and termination

You may close your account at any time by writing to [email protected]. We may suspend or close an account that seriously or repeatedly breaches these Terms, that poses a risk to the security of other customers or the Service, or when the law requires it. Where reasonable, we will notify you first and give you the chance to fix the problem.

When an account is closed, we delete the associated information within the periods set out in the Privacy Policy, except what we must keep by law (for example, payment records).

13. Warranties and limitation of liability

To the extent permitted by law, the Service is provided "as is" and "as available", without implied warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.

Polibius will not be liable for indirect damages, lost profits, loss of data or loss of business opportunities arising from the use of the Service. Our total liability to you for any claim related to the Service is limited to the amount you paid us in the 12 months before the event giving rise to it. These limitations do not apply in cases of willful misconduct or gross negligence, or where applicable law does not allow liability to be limited.

Because we do not keep copies of your databases, you are responsible for maintaining your own backups.

14. Indemnification

You agree to hold Polibius harmless from third-party claims arising from the data you connect, upload or extract, or from use of the Service in breach of these Terms or the law.

15. Governing law and disputes

These Terms are governed by the laws of the Republic of Colombia. Before taking any other step, we will try to resolve any disagreement in good faith if you write to [email protected]. If no agreement is reached within 30 days, the dispute will be submitted to the competent courts of Colombia, without prejudice to any mandatory consumer rights granted to you by the laws of your country of residence.

16. Changes to these Terms

We may update these Terms. If a change is significant, we will notify you by email or within the app at least 15 days in advance. If you continue to use the Service after that date, you accept the new version; if you do not agree, you may close your account.

This Policy explains what information we process when you visit polibius.com or use Polibius BI, why we use it, who we share it with and what rights you have. It is our personal data processing policy under Colombia's Law 1581 of 2012 and its implementing decrees, and it takes into account international rules such as the EU GDPR.

1. Data controller

NEUBINARIOS S.A.S., the company that operates Polibius BI, tax ID (NIT) 901.655.516-8, principal place of business at Av. Alberto Lleras Camargo No. 75-10, Bogotá D.C., Colombia. Contact email for privacy matters: [email protected].

We are the controller of your account, billing and website browsing data. For the data you process inside the platform (from your databases, files and sources), your organization is the controller and Polibius acts as a processor: we only process it to provide the Service and in accordance with your instructions.

2. Information we process

a) Account data

Name, email address, company name, password (stored only as a bcrypt hash, never in plain text), last sign-in date, plan and preferences such as interface language or theme.

b) Payment data

Payments are processed by Wompi. We never see or store your card or bank account details. We only keep the payment reference, amount, currency, transaction status and the period it covers.

c) Connection credentials

To connect to your sources we store the server, port, database and user name. Database passwords and the Supabase service key are stored encrypted and are only decrypted at the moment of connecting. Other access tokens for cloud services (for example, AWS, Azure, Google Cloud or Databricks keys) are stored in our internal database, which has restricted access. No credential is ever sent back to the browser.

d) Business data you process

The rows and records in your databases, files and sources. They are governed by the zero-storage architecture described in section 3.

e) Usage and activity data

We log operation metadata (who, what type of operation, when, how long it took, how many rows it processed and whether it succeeded) for the Activity panel, security and support. This log does not contain the rows of your tables.

f) Browsing data on polibius.com

On the public website we use Google Analytics to understand how the site is used. In the European Union, the United Kingdom and Switzerland it is only enabled if you give consent in the cookie notice. We do not use advertising cookies or remarketing.

3. Zero-storage architecture: what we keep and for how long

The principle is simple: your data stays in your systems. When you run a query, a pipeline, an ML analysis or change data capture (CDC), Polibius reads the data from your source, processes it in memory and delivers the result to the destination you configured. When it finishes, that data is discarded.

For the platform to work, we keep the following:

Automatic backups of our internal database are rotated periodically, so deleted information may remain in them for a limited time before being overwritten.

4. How we use information

• To provide the Service: create and manage your account, connect to your sources, run what you ask and show you the results (performance of contract).
• To charge and invoice paid plans (performance of contract and legal obligations).
• Security: prevent fraud and unauthorized access, isolate each company's data and audit activity (legitimate interest).
• Service communications: password recovery emails, expiry reminders, pipeline notifications you set up and significant changes to these documents.
• To improve the website and product with aggregated usage statistics (legitimate interest or consent, depending on the country).
• To comply with the law and respond to requests from competent authorities.

We do not sell or rent your information, we do not use it for advertising and we do not train our own AI models on your data.

5. Artificial intelligence

Natural-language queries, the AI agent, automatic analysis in pipeline emails and scraping selector generation use third-party AI models. To answer you, we only send what is needed:

• Your question or instruction.
• The structure of your data: table and column names, types and summary statistics.
• In some cases, a few real rows: a sample of 2 or 3 rows so the AI can write correct queries, the first rows of a result (up to 8) so the agent can explain it to you, or the values of a category column.
• For scraping, the HTML content of the public page you want to extract.

We currently work with Google (Gemini), Groq, OpenRouter and Anthropic (Claude), using one or another depending on availability. Each provider processes this information under its own terms. We never send your full databases or your credentials to any AI provider.

6. Who we share information with

Only with providers we need to deliver the Service, and only to the extent necessary:

If you set up a pipeline that sends data by email or writes it to another system, that information reaches the recipients and systems you chose. We may also disclose information when required by law or a competent authority, or in the event of a merger or sale of the business, keeping the protections of this Policy.

7. International transfers

Polibius operates from Colombia and some of our providers have servers in other countries, such as the United States or the European Union. By using the Service, your information may be transferred to those countries. We choose providers with adequate security and data protection safeguards, in accordance with Law 1581 of 2012 and, where applicable, the GDPR.

8. How we protect information

• Encrypted connection (HTTPS) across the website and the app.
• Database passwords encrypted with a key separate from the system's other keys; login passwords hashed with bcrypt; no credential is ever sent back to the browser.
• Session kept in a protected cookie (httpOnly, SameSite) that page code cannot read.
• Per-company isolation: every query is filtered by your organization, and no one from another company can see your resources.
• Python code you write runs in an isolated process, with no access to server keys, disk or network.
• Connections to the server's internal addresses are blocked, and activity is logged for auditing.

No system is infallible. If a security incident affects your data, we will notify you without undue delay and report it to the authorities when the law requires.

9. Cookies and local storage

• Session cookie (necessary): keeps you signed in for up to 24 hours.
• Browser local storage (necessary): remembers your language, theme and your choice in the cookie notice.
• Google Analytics (analytics, public website only): measures visits in aggregate. You can reject it in the cookie notice or clear cookies from your browser.

10. Retention and account deletion

We keep each type of information for the periods in section 3. If you close your account, we will delete your data and your organization's data within 30 days at most, except what we must keep by law (such as payment records) or to defend against a claim.

11. Your rights

As a data subject, you have the right to:

• Know, update and correct your data.
• Request proof of the authorization you gave us and be informed about how we use your data.
• Withdraw your authorization and request deletion of your data when there is no legal or contractual duty to keep it.
• Access your data free of charge and, where applicable, receive it in a portable format or object to certain processing.
• File complaints with Colombia's Superintendence of Industry and Commerce (SIC) or the data protection authority in your country.

To exercise them, write to [email protected] from your account email, stating your request. We answer inquiries within 10 business days and complaints within 15 business days, as required by Law 1581 of 2012. If your request concerns personal data that your organization processes inside the platform, we will forward it to that organization, which is the controller.

12. Minors

The Service is aimed at businesses and professionals. It is not intended for people under 18 and we do not knowingly collect their data. If you believe a minor has given us personal information, contact us so we can delete it.

13. Changes to this Policy

If we change this Policy significantly, we will notify you by email or within the app before the change takes effect. The date of the last update appears at the top of this page.